物業管理的主體是指物業管理活動的參與者，主要包括政府有關部門、物業建設單位、物業管理企業、專業公司、業主及非業主使用人、業主大會及業主委員會等。這些主體在物業管理活動中都扮演了一定的角色，相互之間形成了一種特定的關系，各享有一定的權利，同時也承擔相應的義務。物業管理處在運作過程中協調、處理好各方的利益關系，是確保物業管理工作正常運行并取得成效的基礎和重要保證。
一、管理處與政府及相關部門的協調
(一)管理處與物業管理行政主管部門的協調
物業管理行政主管部門是指建設部、省(自治區、直轄市)建設廳(建委)和市房地產管理局，是物業管理企業的行業領導。其制定的政策、法規以及傳達的行業信息等，對物業管理企業的日常管理工作起著十分重要的作用。因此，管理處必須加強與物業管理行政主管部門的聯系與協調。一是積極支持和配合物業管理行政主管部門的工作，如認真落實物業管理行政主管部門的有關指示精神，參與物業管理行政主管部門組織的各種活動等;二是及時獲得物業管理行政主管部門的有關信息，便于按新要求和新標準改進和完善物業管理;三是將管理處在運作過程中出現的一些疑難問題以及行業發展過程中遇到的一些矛盾和困難，積極向物業管理行政主管部門匯報，爭取得到物業管理行政主管部門的支持和幫助。
(二)管理處與政府有關部門的協調
政府有關部門是指市政、綠化、衛生、交通、治安、供水、供電、供氣、供暖等行政主管部門和物業所在地人民政府。管理處加強與政府有關部門的聯系和協調，可獲得政府有關部門的支持和配合，從而有利于矛盾的順利化解和事情的順利解決。如：管理處在入伙前期準備階段加強與自來水公司、供電局和煤氣公司的聯系和協調，可盡早開通水、電、氣;加強與消防局的協調與聯系，可盡快通過消防驗收等;日常管理中，加強與派出所的聯系與協調，有利于物業治安的管理和突發事件的處理。
二、管理處與物業建設單位及業主的協調
(一)管理處與不同類型物業建設單位的協調原則由于物業建設單位數目眾多，各單位的內在素質以及對物業管理企業的要求不同，因此，管理處在實際操作過程中，要針對不同類型的物業建設單位，采取不同的策略。現按以下兩種方式進行分類論述。
按首次和多次開發樓盤的物業建設單位分類：第一次開發樓盤的物業建設單位：此類物業建設單位由于初次開發樓盤，對物業管理的運作不太熟悉，一般都比較謙虛，能耐心地傾聽管理處的意見，對物業管理工作也比較配合，因此，物業管理處與這類物業建設單位之間較易形成一種比較融洽的合作關系。對于此類物業建設單位，管理處應多配合、多提意見，多協助，真正從物業建設單位的角度為物業建設單位著想，替物業建設單位分憂解愁。
多次開發樓盤的物業建設單位：此類物業建設單位由于開發了多個樓盤，因而對物業管理的運作有一定程度的了解。正因為這樣，他們可能自以為是，聽不進管理處的意見，兩者之間也較難相處。對于此種類型的物業建設單位，管理處要多與其進行協商，多聽聽他們的意見，以便改進物業管理，改善兩者之間的關系。
按物業建設單位對物業管理是否配合進行分類：對物業管理配合的物業建設單位：此類物業建設單位一般是初次開發樓盤或是多次開發樓盤，但有一定品牌的物業建設單位。對于此類物業建設單位，管理處要積極配合，努力提高管理服務質量，提升物業建設單位的品牌知名度。
對物業管理不配合的物業建設單位：此類物業建設單位一般開發過多個樓盤，他們對物業管理要求高，但對物業管理的工作不太配合。他們會把管理處當做一個下屬的專業化公司和一個幫他們打工的“馬仔”來對待。對于此類物業建設單位，管理處要根據據理力爭，講清道理和是非，維護自己的正當權益。如果確實難以相處，且對方有違約行為，管理處可考慮退出物業管理。
(二)管理處在入伙前期準備階段與物業建設單位的協調在物業入伙之前一段時間，物業管理單位要成立一個物業接管籌備小組，對物業的全面、正式接管進行前期籌備工作。這個接管小組就是今后該物業的物業管理處的雛形，接管小組的負責人一般就是今后這個管理處的負責人。物業接管籌備小組(以下稱管理處)的成員也就是這個管理處的主要工作人員。物業接管籌備小組的成立標志著管理處運作的開始。在物業入伙前期準備階段，管理處對物業建設單位的配合主要表現在以下幾個方面：
1.提出合理化建議，對物業項目進行整治管理處應根據擬接管物業的實際情況，對物業項目的整治提出合理化建議。如果這些合理化建議能盡早提出并被采納，一方面將有助于物業的整治;另一方面也便于日后的物業管理。管理處在具體運作過程中遇到的問題主要有以下幾種：空調位的確定及冷凝水的排放、垃圾房的建設、物業環境的綠化和美化、車輛進出口的確定等。下面以空調位的確定及冷凝水的排放為例加以說明。
由于種種原因，部分物業在規劃設計時并沒有考慮到空調位的設置及空調冷凝水的排放。因此，管理處應建議物業建設單位改進并設法預留空調位及冷凝水的排水管道。如果工程已經竣工無法改變時，管理處應根據物業建設單位的要求，對業主安裝空調的位置以及冷凝水的排放方式予以規范，以保持物業外觀的統一、美觀，同時避免空調冷凝水污染墻面或影響他人而造成投訴和糾紛。
2.接管驗收發現物業缺陷時的處理在業主入伙前期，管理處要代表小業主的利益與物業建設單位進行房屋接管驗收。在接管驗收過程中，管理處一切要從嚴從細要求。管理處將在物業接管驗收過程中發現的問題及時報予物業建設單位，由物業建設單位通知和督促施工單位及時整改。
3.代表或配合物業建設單位與其他部門進行協調在物業入伙之前，物業建設單位要完成很多工作，如將物業管理的收費標準及有關管理文件報政府有關部門批準和備案，與自來水公司、供電局、煤氣公司協調開通水、電、氣等。對此，管理處要代表或配合物業建設單位向自來水公司、供電局和煤氣公司等單位申請，及時開通水、電、氣等。下面以電的開通為例加以說明。
物業一旦竣工驗收，就不再使用施工用電。在啟用物業正規供電系統之前，供電局要對物業的供電系統進行檢驗和封表處理。此時，管理處應代表或配合物業建設單位做好以下兩個方面的工作。第一，報停暫不使用的變壓器，以免造成損失。因為變壓器一旦投入使用，不管用電多少，都要交納一定數額的基本電費。而在實際工作中，一般情況是：一是物業的規劃、設計的變壓器容量可能富余，不需要開通所有的變壓器;二是入伙前，特別是分期建設、分期入伙的物業，一定時間內不需要開通所有的變壓器;三是通過對變壓器及用電的合理規劃和使用，也可降低變壓器的臺數。通過報停暫不投人使用的變壓器，可有效地降低管理成本。第二，對有條件的物業，管理處應積極向供電局、自來水公司和煤氣公司申請抄表到戶，以減少用電、用水和用氣環節，降低公用水、電、氣費用的開支，同時減輕管理處的工作壓力。
